MS EXCEL FORMULAS AND FUNCTIONS || MS EXCEL का FORMULAS कैसे सीखे

MS EXCEL FORMULAS AND FUNCTIONS

MS EXCEL का फार्मूला और फंक्शन सीखे 





    INTRODUCTION (परिचय)


    MS EXCEL गणना करना आसान बनाता है। एमएस एक्सेल रेडीमेड सूत्र और कार्य प्रदान करता है। यह डेटा को सॉर्ट करने, डेटा को व्यवस्थित करने, वित्तीय अनुप्रयोगों और कंप्यूटिंग परिणामों में उपयोगी है।


    MS EXCEL में FORMULAS 


    गणितीय ऑपरेटरों और OPERANDS (VALUES) के संयोजन को एक सूत्र कहा जाता है।


    आपने अपने गणित वर्ग में जोड़, घटाना, गुणा, भाग जैसी गणनाएँ की होंगी। 

    इसी तरह, MS EXCEL में, आप सूत्रों का उपयोग करके संख्यात्मक डेटा पर इस प्रकार की गणना भी कर सकते हैं।


    MS EXCEL सूत्र गणना करने के लिए निम्नलिखित गणितीय प्रतीकों का समर्थन करते हैं। अंकगणितीय ऑपरेटरों के रूप में कहे जाने वाले ये प्रतीक नीचे हैं-


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    इसके अलावा, आप तुलना और मूल्यों को करने के लिए निम्नलिखित प्रतीकों का भी उपयोग कर सकते हैं।  

    ये प्रतीक हमेशा एक ही मूल्य (सही या गलत) देते हैं और रिलेशनल ऑपरेटर कहलाते हैं।  


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    MS EXCEL के मानक रिलेशनल ऑपरेटर्स नीचे हैं-


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    सूत्र लिखने के नियम इस प्रकार हैं - 

    • MS EXCEL में सभी सूत्र (=) साइन के साथ शुरू होते हैं।

    • सूत्र में मान, कक्ष संदर्भ और ऑपरेटर होते हैं।

    • सूत्र में उपयोग किए जाने वाले डेटा को सेल के संदर्भ पते यानी ( B1 + B2) का उपयोग करके संदर्भित किया जाता है। सेल संदर्भ यह सुनिश्चित करता है कि सूत्र सटीक है, क्योंकि आप सूत्र को फिर से लिखे बिना संदर्भित CELL के मूल्यों को बदल सकते हैं।

    • सूत्र केस-संवेदी नहीं हैं, .i.e b1 + B3, B1 + b3 के समान है।



    सूत्रों के कुछ मान्य उदाहरण हैं।



    = 20 + 30

    = A 1 + A 4

    = B2 * B6


    MS Excel में सूत्रों को लिखने और उपयोग करना -


    उदाहरण 1

    मान लीजिए आप दो नंबर 200 और 300 जोड़ना चाहते हैं। इसके अलावा, सेल A1 में 200 और सेल A2 में 300 लिखें। 

    अब, A3 सेल में सूत्र निचे दिए गए चित्र के अनुसार टाइप करें:


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    उपरोक्त उदाहरण में, = (EQUAL TO) A3 सेल में A1 और A2 में मान शामिल हैं अर्थात पता जो A1 और A2

    CELL के मान की बात कर रहे हैं और + (PLUS) चिह्न एक अंकगणितीय ऑपरेटर है, जब आप Enter Key

    दबाते हैं, परिणाम सेल A3 में दिखाई देगा जहाँ सूत्र दर्ज किया गया है। 

    ध्यान दें कि सूत्र फॉर्मूला बार में भी प्रदर्शित होता है।


    उदाहरण 2


    मान लीजिए, आपके पास MS Excel में आइटम की निम्न सूची है और आप प्रत्येक आइटम की कुल लागत की

    गणना करना चाहते हैं। इसके लिए आपको प्रत्येक वस्तु की कीमत उसकी मात्रा से गुणा करनी होगी। तो, कुल 

    लागत की गणना करने के लिए, D2 सेल में निम्न सूत्र लिखें:

    = B2 * C2

    जैसे ही आप Enter Key दबाएंगे, आइटम की कुल लागत D2 सेल में दिखाई देगी।

    लागत की गणना करने के लिए सूत्र का उपयोग करें।


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    Cell Referencing (सेल रेफरेंसिंग) 


    आप जानते हैं कि वर्कशीट में प्रत्येक सेल का एक अद्वितीय पता होता है।

    Cells में संग्रहीत मूल्यों तक पहुंचने के लिए सूत्रों द्वारा उपयोग किए जाने वाले पतों को सेल संदर्भ कहा जाता है। 

    आप देख सकते हैं कि D2 सेल संदर्भ (POINT TO) सेल B2 और सेल C2, दोनों संदर्भ सापेक्ष हैं। 

    तो इसे Relative Cell Reference कहा जाता है। एक Relative संदर्भ कॉलम और पंक्ति संख्याओं को बदलता है

    क्योंकि इसे अन्य Cells में कॉपी किया जाता है। डिफ़ॉल्ट रूप से, MS EXCEL सापेक्ष सेल संदर्भ का उपयोग करता है।

    MS Excel भी Absolute Cell Reference का उपयोग करता है। निरपेक्ष संदर्भ वह है जो बदलता नहीं है,

    यदि आप एक निश्चित पंक्ति और कॉलम में सेल का संदर्भ लेते हैं और फिर उस संदर्भ को कहीं और कॉपी करते 

    हैं, यह अभी भी ठीक उसी सेल या सेल रेंज को संदर्भित करेगा। 


    उदाहरण 3

    मान लीजिए, आपके पास SERVICE TAX का मूल्य 0.3 है जिसे आप कर की राशि की गणना करने के लिए कुल

    लागत (D2 से D10 सेल) कॉलम पर लागू करना चाहते हैं। इसके लिए, आपको सेल B11 के लिए एक पूर्ण संदर्भ 

    बनाना होगा, इसलिए सेल E2 में, सेल लेटर B11 ($ B $ 11) के COLUMN अक्षर और ROW संख्या से पहले एक

    $ प्रतीक रखें।


    जब आप किसी अन्य कक्ष में सूत्र की प्रतिलिपि बनाएंगे, तो उसी कक्ष संदर्भ को लागू किया जाएगा।




    क्या आपको पता है-

    एक पूर्ण पता हमेशा "$" प्रतीक के उपयोग के साथ परिभाषित किया जाता है।







    OPERATOR PRECEDENCE (ऑपरेटर प्रेसड़ेंस) -


    MS Excel एक डिफ़ॉल्ट क्रम का उपयोग करता है जिसमें गणनाएँ होती हैं, यदि सूत्र का एक भाग कोष्ठक में है तो

    उस भाग की गणना पहले की जाएगी, यह तब गुणा या विभाजन गणना करता है, एक बार जब यह पूरा हो जाता है, 

    तो Excel आपके शेष सूत्र को जोड़ और घटा देगा। 

    नीचे उदाहरण देखें-

    सबसे पहले, एक्सेल गुणा (A1 * A2) करता है। इसके बाद, Excel इसमें सेल A3 का मान जोड़ता है

    परिणाम।


    एक और उदाहरण

    पहले एक्सेल कोष्ठक (A2 + A3) में भाग की गणना करता है। इसके बाद, यह इस परिणाम को सेल A1 के मान से गुणा करता है

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    COPYING FORMULA (कॉपी फॉर्मूला) -


    एमएस एक्सेल में, एक ही फॉर्मूला कई CELL पर भी लागू किया जा सकता है।

    उदाहरण 4


    किसी अन्य सेल में D2 सेल के सूत्र की प्रतिलिपि बनाने के लिए, निम्नलिखित चरणों का उपयोग करें:

    1. सेल का चयन करें।

    2. होम टैब के नीचे और कॉपी विकल्प पर क्लिक करें या फॉर्मूला कॉपी करने के लिए Ctrl + C कीज़ दबाएं।

    3. उस सेल को चुनें जहां फॉर्मूला कॉपी करना है

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    4. होम टैब के नीचे फिर से क्लिक करें

    सूत्र पेस्ट करने के लिए विकल्प चिपकाएँ या (Ctrl + V) Key दबाएँ, सूत्र चयनित सेल में कॉपी किया जाएगा।

    सूत्र को खींचकर भी कॉपी किया जा सकता है

    आसन्न कोशिकाओं की एक श्रृंखला के लिए सेल।

    सूत्र के साथ सेल का चयन करें और फिर फिल हैंडल टूल (सेल के निचले दाएं कोने) पर क्लिक करें और इसे भरने 

    के लिए सीमा पर खींचें, यानी D3 ... D10,

    सूत्र सभी कोशिकाओं में चिपकाया जाता है।



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    Advanced Features Of MS EXCEL In HINDI



    COMMON FORMULA ERRORS (सामान्य सूत्र त्रुटियां)-


    यदि सूत्र का मूल्यांकन नहीं किया गया है तो एमएस एक्सेल एक त्रुटि प्रदर्शित करेगा। 

    निम्नलिखित कुछ सामान्य त्रुटियाँ हैं:


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    FUNCTIONS IN MS EXCEL 


    फ़ंक्शन एक पूर्वनिर्धारित सूत्र है जो विशिष्ट मानों और एक विशेष क्रम का उपयोग करके गणना करता है। कार्यों

    के प्रमुख लाभों में से एक यह है कि वे आपके समय को बचा सकते हैं क्योंकि आपको सूत्र स्वयं नहीं लिखना है।

    एमएस एक्सेल में आपकी गणनाओं की सहायता के लिए सैकड़ों कार्य हैं

    जिस क्रम में आप एक फ़ंक्शन सम्मिलित करते हैं वह महत्वपूर्ण है, प्रत्येक फ़ंक्शन में एक विशिष्ट क्रम होता है

    जिसे सिंटैक्स कहा जाता है, फ़ंक्शन को सही ढंग से काम करने के लिए इसका पालन किया जाना चाहिए, किसी

    फ़ंक्शन के साथ सूत्र बनाने के लिए मूल सिंटैक्स एक समान चिह्न (=), फ़ंक्शन नाम (SUM, उदाहरण के लिए,

    फ़ंक्शन नाम जोड़ने के लिए), और तर्क सम्मिलित करना है। तर्क में वह जानकारी होती है जो आप चाहते हैं

    गणना करने का सूत्र, जैसे कि सेल संदर्भ, तर्क को कोष्ठक में संलग्न किया जाना चाहिए। कोष्ठकों या

    कॉमाओं द्वारा अलग-अलग मूल्यों या कोष्ठक के अंदर के सेल संदर्भों को अलग किया जाता है।

    कॉलन कोशिकाओं की एक श्रृंखला का संदर्भ बनाते हैं।


    • उदाहरण के लिए, = AVERAGE (E19:E23), E23 के माध्यम से सेल रेंज E19 के औसत की गणना करेगा

    कोमा अलग-अलग मूल्यों, सेल संदर्भों और कोष्ठकों में सेल रेंज को अलग करता है। यदि एक से अधिक तर्क हैं, तो

    आपको प्रत्येक तर्क को अल्पविराम से अलग करना होगा। 

    • उदाहरण के लिए, = COUNT (C6:C14, C19:C23,C28) सभी कोशिकाओं को तीन तर्कों में गिना जाएगा,जो कोष्ठकों में शामिल हैं।

    USING FUNCTIONS (फंक्शन का उपयोग) - 


    विचार करें, आप एक दुकान पर जाते हैं और मदों की निम्नलिखित सूची खरीदते हैं।

    अब, आप अपने द्वारा खर्च किए गए कुल धन की गणना करना चाहते हैं। 

    1. D7 सेल पर जाएं।

    2. कुल पैसे की गणना करने के लिए फ़ंक्शन = SUM (D2: D6) दर्ज करें


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    3: फंक्शन में जाने के बाद, की दबाएं या फॉर्मूला बार पर चेक सिंबल पर क्लिक करें। कुल खर्च किया गया पैसा D7 सेल में दिखाई देगा।

    • नोट - आप सेल को चुनने के बाद उसी फ़ंक्शन को सूत्र पट्टी में भी लिख सकते हैं।


    USING AutoSum TO SELECT COMMON FUNCTION
    (सामान्य कार्यों का चयन करने के लिए AutoSum का उपयोग करना)-


    AutoSum कमांड आपको SUM और AVERAGE जैसे सामान्य कार्यों के लिए कई प्रकार की कोशिकाओं के लिए परिणाम स्वचालित रूप से वापस करने की अनुमति देता है।

    1. सेल का चयन करें जहां उत्तर दिखाई देगा (उदाहरण के लिए D7)

    2. होम टैब के संपादन समूह में, AutoSum ड्रॉप डाउन एरो पर क्लिक करें और फ़ंक्शन का चयन करें

    3. चयनित सेल में एक सूत्र दिखाई देगा।



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    Using MAX Function (मैक्स फंक्शन का उपयोग) -


    वस्तुओं की अधिकतम कीमत जानने के लिए, निम्नलिखित चरणों का उपयोग करें:

    • चरण 1: B8 सेल पर जाएं।

    • चरण 2: आइटम का अधिकतम मूल्य ज्ञात करने के लिए फ़ंक्शन = Max (B2: B6) दर्ज करें। 

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    • 2: Enter कुंजी दबाएं या फॉर्मूला बार पर चेक प्रतीक पर क्लिक करें। अधिकतम मूल्य सेल B8 में आइटम दिखाई देगा।


    The Function Library (फंक्शन लाइब्रेरी) -


    Financial, Logical, Text और Date & Time जैसी श्रेणियों के आधार पर एक्सेल फ़ंक्शन को खोजने और चुनने के लिए सूत्र टैब पर फ़ंक्शन लाइब्रेरी का उपयोग करें।

    फ़ंक्शन लाइब्रेरी से कोई फ़ंक्शन सम्मिलित करने के लिए:

    चरण 1: उस सेल का चयन करें जहां उत्तर दिखाई देगा।

    चरण 2: सूत्र टैब पर क्लिक करें।



     चरण 3: फ़ंक्शन लाइब्रेरी समूह से, इच्छित फ़ंक्शन श्रेणी का चयन करें



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    चरण 4: फ़ंक्शन तर्क संवाद बॉक्स दिखाई देगा। पहले फ़ील्ड में कर्सर डालें, फिर उस सेल को दर्ज करें या चुनें जिसे आप चाहते हैं




     चरण 5: Ok पर क्लिक करें, और परिणाम दिखाई देगा। 



    दोस्तों उम्मीद करता हु की एक्सेल का फार्मूला आप लोगो को सही से समझ आ गया होगा अगर मुझसे इसमें कोई त्रुटी हुयी हो तो क्षमा करना, और अपनी राय मुझे जरुर कमेंट करे मै आप लोगो के लिए आगे भी इसी तरह के पोस्ट डालता रहूँगा, आपसे सपोर्ट की उम्मीद है

    धन्यवाद  

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    मै इस ब्लॉग का लेखक और मालिक हु, आपको मै इस ब्लॉग पर कंप्यूटर के बारे में और उसके कोर्स के बारे में सारी जानकारी दुंगा

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